NOTES ABOUT THE PROJECT MANAGEMENT INDICATORS “CPI” AND “SPI”

This article aims to summarize some comments on the most common project management measurement indicators: CPI and SPI.

The Cost Performance Index 'CPI' and The Schedule Performance Index 'SPI', are the values ​​most used to evaluate project execution performance. The first is related to the execution cost and the second one is to the progress made in relation to the project planning.

These indices are based on others that are defined as follows:

• BAC: Budget at Completion, is the budget approved as Project Value of the project.

• PV: Planned Value, also called Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS) is the Value that the Executed Work should have in each period according to the Planning in terms of the authorized budget. 'PV' is the value of the work scheduled up to the time of analysis in relation to the value of the total budgeted work. The accumulated value of the PV is called the Performance Measurement Baseline (PMB) is the one that serves as a comparison with the Value of the work actually executed 'EV' for the analyzed period.

• EV: Earned Value. It was formally called the Budgeted Cost of Work Performed (BCWP). EV is the value of the work actually executed in the analysis period. Measurement Baseline (MBP) is used to calculate the EV of the completed portion of the project's work. The execution performance of the project can be measured in terms of the Earned Value “EV”. It is useful for understanding performance and for determining long-term performance trends.

• AC: Actual Cost, is the value of the costs incurred to carry out the work in the particular period of analysis. It is the total value of all cost elements, direct and indirect costs, which can be followed from invoices and accounting books. It is important to note that AC is unbounded and has no limit. The value of AC must be measured independently of the other indices for each period.

• CPI: Cost Performance Index is defined as the quotient of dividing the value of EV over AC; CPI = EV/AC, it represents the amount of earned value 'EV' for each unit of current cost 'AC' spent.

• SPI: Schedule Performance Index or Plan Performance Index, is defined as the quotient of dividing the value of EV over PV; SPI = EV/PV

Well, as we know, the Present Cost Value (AC) does not come from any formula, it is the sum of costs incurred to obtain the Earned Value (EV) in each period. Therefore, it can be greater than, less than or equal to EV, with which the value of the CPI Index can be < 1, = 1, or > 1. Normally, in projects, the Earned Value (EV) is less than the expenses incurred (AC) in the first periods of the project programming.

It should be mentioned that in the Project Management literature it is not mentioned, (or very little is done) that, as well as the EV values ​​per period (PV) are planned until reaching the Project Value (BAC) it is important to have an estimate of the AC Value for each period and the final AC Value at the end of the project. Of course, at the end of the project, the value of AC should not be greater than the BAC because it would not make sense, either cost control was not carried out or there were force majeure causes that caused costs to rise excessively.

It must be said that the CPI value is an indication of what it is costing to obtain the earned value in a project period. It tells us nothing about what the earned value should be with respect to planning. We have this information with the SPI index since it tells us how far the EV earned value can be in relation to what it should be according to the Planning, that is, the PV. For this reason, the most useful index to keep track of project performance is the SPI.

In relation to the costs of the project, it is convenient to make an early estimate of the costs, which can be called PC or Planned Costs for each period, in this way a comparison can be made for each period of the costs incurred against those expected.

Examples of curves of indicators.

NOTAS ACERCA DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN DE PROYECTOS “CPI” Y “SPI”

 Este artículo pretende resumir unos comentarios sobre los indicadores más comunes de medición de gestión de proyectos: CPI y SPI.

Más conocidos por sus siglas en inglés, el CPI (Cost Performance Index) o Indicador de Costo de Ejecución, y el SPI (Schedule Performance Index) o Indicador del Plan en Ejecución, son los valores más usados para evaluar desempeño de ejecución de proyectos. El primero se relaciona con el costo de ejecución y el segundo con el progreso de avance ejecutado con relación a la planificación del proyecto.

Estos índices parten de otros que se definen así:

·         BAC: Budget at Completion, Presupuesto en la Finalización, es el presupuesto aprobado como Valor del Proyecto

·         PV: Planned Value o Valor Planeado, también denominado Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS) Costo Presupuestado del Trabajo Planeado, es el Valor que debería tener el Trabajo Ejecutado en cada período según, según la Planificación en términos del presupuesto autorizado. ‘PV’ es el valor del trabajo programado hasta el momento de análisis en relación con el valor del trabajo total presupuestado. Al valor acumulado del PV se le llama Línea Base de Medición de Desempeño, o Performance Measurement Baseline (PMB) es la que sirve de comparación con el Valor del trabajo efectivamente ejecutado para el período analizado.

·         EV: Earned Value o Valor ganado. Formalmente se le denominaba Costo Presupuestario del Trabajo Ejecutado, Budgeted Cost of Work Performed (BCWP). EV es el valor del trabajo ejecutado efectivamente en el período de análisis. Se usa la línea base de medición (PMB) para calcular el EV de la parte completada del trabajo del proyecto. El desempeño de ejecución del proyecto puede ser medido en términos del Valor Ganado “EV”. Es útil para entender el desempeño y para determinar tendencias de desempeño a largo plazo.

·         AC: Actual Cost o Costo Actual, es el valor de los costos incurridos para la realización del trabajo en el período particular de análisis. Es el valor total de todos los elementos de costo, costos directos e indirectos, los cuales pueden ser seguidos a partir de facturas y libros contables. Es importante notar que AC no está acotado y no tiene límite. El valor de AC debe ser medido independientemente de los otros índices para cada período.

·         CPI: Cost Performance Index o Índice de Costo de Desempeño, se define como el cociente de dividir el valor de EV sobre AC; CPI = EV/AC, representa el monto de valor ganado ‘EV’ por cada unidad de costo actual ‘AC’.

·         SPI: Schedule Performance Index o Índice de Desempeño del Plan, se define como el cociente de dividir el valor de EV sobre PV; SPI = EV/PV

 

Bien, como sabemos, el Valor Actual de Costo (AC) no proviene de ninguna fórmula, es la suma de costos incurridos para obtener el Valor Ganado (EV) en cada período. Por tanto, puede ser mayor, menor o igual a EV, con lo cual, el valor del Índice CPI puede ser < 1, = 1, o > 1.  Normalmente, en los proyectos el Valor Ganado (EV) es menor a los gastos incurridos (AC) en los primeros períodos de la programación del proyecto.

Hay que mencionar que en la literatura de Gestión de Proyectos (Project Management) no se menciona, (o se hace muy poco) que, así como se planean los valores de EV por período (PV) hasta alcanzar el Valor del Proyecto (BAC) es importante tener una estimación del Valor de AC para cada período y el Valor final de AC al finalizar el proyecto. Por supuesto, que al final del proyecto el valor de AC no debería ser mayor que el BAC pues no tendría sentido, o bien no se llevó a cabo control de los costos o hubo causas de fuerza mayor que hicieron que los costos subieran en demasía.

Hay que decir que el valor del CPI es un indicativo de lo que está costando obtener el valor ganado en un período del proyecto. No nos dice nada con respecto a lo que el valor ganado debería ser con respecto a la planeación. Esta información la tenemos con el índice SPI, ya que nos dice cuán alejado puede estar el valor ganado EV con relación a lo que debería ser según la Planeación, esto es, el PV. Por esta razón, el índice más útil para llevar control es el SPI.

Con relación a los costos del proyecto, conviene hacer una estimación temprana de los costos, que se puede denominar PC o Costos Planeados para cada período, de esta manera puede hacerse una comparación para cada período de los costos incurridos contra los esperados.

Gráfico ejemplo