[Spanish]
En este artículo abordamos
el término Ingeniería como el trabajo técnico de diseño de instalaciones y
sistemas de infraestructura e industrial necesarios para hacer realidad bien
sea instalaciones nuevas o ampliación de instalaciones existentes.
La función del trabajo de
ingeniería se puede manejar como dentro del ciclo de trabajo gerencial típico:
• Planeación
• Organización
• Dirección
(Ejecución)
• Control
Veamos las características
de cada función.
Planeación ________________
Si tenemos un equipo de
ingeniería que forma parte de una empresa o grupo industrial de producción,
tendremos típicamente un grupo de pequeños proyectos o sub-proyectos que
acometer en el año y para los cuales se establecen unas metas, bien sea su
compleción y cierre o lograr un avance definido para el año o período en
cuestión. La organización corporativa establece a un nivel gerencial mucho más
alto que el grupo gerencial del grupo ejecutor de ingeniería estos proyectos y
sus metas para el período que normalmente es el año en curso.
Si tenemos un equipo de
ingeniería que forma parte de una firma consultora, la planeación del trabajo
se realiza de acuerdo a los contratos que la firma vaya obteniendo en el
período, pero también a los trabajos técnicos que surgen como complemento de la
preparación de ofertas que se necesita presentar de acuerdo con las necesidades
de los clientes.
Dentro del término
“Planeación” incluimos las actividades de definición del cronograma general
para acometer la ejecución de los proyectos. Esto es, definir las duraciones de
las diferentes actividades de cada proyecto, su precedencia y por ende la
duración total de cada proyecto, obra, asignación, etc. Esto permite a la
organización establecer un plan de acción a fin de proveer los recursos
necesarios para el fin, recursos humanos, infraestructura de oficinas,
hardware, software, reserva de recursos financieros para acometer los gastos
operativos previstos.
La “Planeación” también se
refiere al plan que se debe establecer a cada proyecto o asignación, para su
ejecución, seguimiento y control. Esto es, la gerencia de proyecto.
Para hacer la planeación es
menester establecer una “Estructura de Partición del Trabajo” conocida por sus
siglas en inglés como WBS (Work Breakdown Structure). La cual consiste en
clasificar y ordenar las actividades y entregables (productos) de acuerdo a
áreas geográficas, unidades de producción, disciplina de ingeniería involucrada,
áreas establecidas por la organización
propietaria del proyecto, así como cualquier otra categoría que se necesite
para cada proyecto particular. Esta EPT (o WBS) establece las clasificaciones
por niveles, así por ejemplo el Nivel Cero corresponde a la Identificación del
Proyecto. El Nivel Uno puede referirse por ejemplo a áreas de producción como:
(a) Generación Eléctrica; (b) Planta de Tratamiento de aguas; (c) Planta de
proceso X; (d) Unidades auxiliares y de servicios; etc., etc. Dependiendo del
proyecto, el Nivel Dos puede referirse a la disciplina o especialidad a la que
pertenece la actividad o entregable: (a) Ingeniería de procesos; (b) Ingeniería
mecánica; (c) Ingeniería Eléctrica; (d) Ingeniería de Control; (e) Ingeniería
Civil; etc., etc.
Una vez armado el cronograma
general, todavía en borrador, se establecen los hitos de medición con los
cuales se hará el seguimiento y control. Estos hitos corresponderán a
porcentajes acordados de avance, lo que significa que cada hito representará un
porcentaje de ejecución o compleción del proyecto. El cumplimiento de los hitos
de avance son las metas del proyecto.
La planeación debe ser
acordada por todos los miembros ejecutores del trabajo y por supuesto, los
entes interesados, clientes internos y externos.
Organización
________________
Con el término de
“Organización” nos referimos al personal o recurso humano que constituirá el
equipo de trabajo necesario en el grupo ejecutor de la ingeniería, así como sus
funciones y su jerarquía.
En esta función se incluye
el reclutamiento, selección y contratación de profesionales de acuerdo con los
requerimientos de cada proyecto o de acuerdo con las perspectivas de necesidad
de personal a mediano y largo plazo.
El equipo de trabajo
incluirá el personal técnico responsable de producir cada entregable, pero
también, el personal de gestión administrativo necesario como el planificador
del proyecto o asignación, personal de Aseguramiento y Control de Calidad,
personal de control de documentos. Este personal normalmente está asignado
parcialmente al proyecto, no requiriéndose una asignación total. Incluso el
personal técnico puede estar asignado parcialmente de acuerdo con la necesidad
de cada proyecto.
Dirección ________________
Con el término de
“Dirección” nos referimos a la función gerencial propiamente dicha para
conducir al equipo de trabajo hacia las metas establecidas en la planeación.
Dentro del nivel corporativo
de la organización este es el nivel de gerencia ejecutora, la cual se encarga
de que el proyecto se ejecute en tiempo con los recursos asignados y dentro de
los patrones de calidad establecidos.
Esta función requiere que
sea desempeñada por personal preferiblemente conocedor de las funciones de
ingeniería, preparación, planeación y producción del entregable, así como su
defensa ante su cliente y ante auditoría de calidad interna y externa.
Se requiere también
obviamente posesión de características de liderazgo y dirección como para
motivar, apoyar al personal y exigir los procedimientos de calidad.
Dentro de esta función se
establecen las actividades de seguimiento y la preparación de los informes de
avance. Normalmente se establecen reuniones periódicas de seguimiento con el
personal del equipo. Igualmente, reuniones de seguimiento con los entes
clientes internos y externos.
La función incluye, como se
indica en el siguiente punto, la toma de medidas correctivas a tiempo para
compensar desviaciones en el cumplimiento de las metas. Estas medidas
correctivas, si requieren recursos adicionales deben ser planteadas a las otras
entidades o gerencias de la organización para aprobación de los mismos.
La función incluye la
medición de indicadores de eficiencia establecidos y comparación con parámetros
universales y aceptados como referenciales. Esto da pie a la elaboración de los
informes correspondientes.
Es recomendable que por más
pequeño que sea el proyecto se elabore un manual de ejecución donde se
establezcan los procedimientos de comunicación interna y externa, los entes
interesados, los entes ejecutores, la planeación y sus hitos, los índices de
evaluación y standards como formatos a usar.
Control ________________
Con el término de “Control”
nos referimos a la función gerencial para medir, evaluar, comparar y corregir
desviaciones tanto en los tiempos de ejecución como en la calidad de los
entregables. Por esto, esta función está muy ligada con la participación del
personal de Aseguramiento y Control de Calidad y el personal de Planeación.
Como se describió anteriormente,
la idea es tomar medidas correctivas a tiempo para compensar las desviaciones
en la ejecución de los procesos.
El Control incluye por
supuesto, el consumo de recursos y su revisión
Conclusiones y Resumen
La función de gerencia de
ingeniería está muy ligada a la función de gerencia de proyectos, dado que el
trabajo de ingeniería se puede dividir en una serie de “proyectos” o
“asignaciones” a los cuales se les aplica en mayor o menor medida los
procedimientos y técnicas de la gerencia de proyecto.
La función de ingeniería
requiere de coordinación especial no solamente entre las especialidades
profesionales (disciplinas) sino también entre el personal ejecutor y el
personal de apoyo. Siendo los entregables o productos del trabajo (documentos y
planos) material escrito, constituyen la descripción de resultados de cálculos,
premisas asumidas, teorías utilizadas, normas y códigos respetados y
conclusiones que resumen las mejores opciones encontradas para los diseños de
instalaciones.
La importancia de una
biblioteca contentiva del trabajo de ingeniería dentro de una organización se
aprecia cuando surge la necesidad de crear proyectos de ampliación,
modernización, modificación, o mudanza de instalaciones existentes.
[English]
THE FUNCTIONS OF THE ENGINEERING
MANAGEMENT
In this article we
address the term Engineering as the technical work of design of infrastructure
and industrial facilities and systems necessary to make a reality either new
facilities or expansion of existing facilities.
The engineering work function can be handled as within the typical managerial
work cycle:
• Planning
• Organization
• Direction (Execution)
• Control
Let's see the characteristics of each function.
Planning ________________
If we have an engineering team that is part of a company or industrial
production group, we will typically have a group of small projects or
sub-projects to undertake in the year and for which goals are established,
either their completion and closure or achieve defined progress for the year or
period in question. The corporate organization establishes at a management
level much higher than the management group of the engineering executing group
these projects and their goals for the period that is normally the current
year.
If we have an engineering team that is part of a consulting firm, the work
planning is carried out according to the contracts that the firm obtains in the
period, but also to the technical works that arise as a complement to the
preparation of offers that it needs to be presented according to the needs of
customers.
Within the term “Planning” we include the activities for defining the general
schedule to undertake the execution of the projects. That is, define the
durations of the different activities of each project, their precedence and
therefore the total duration of each project, work, assignment, etc. This
allows the organization to establish an action plan in order to provide the
necessary resources for the purpose, human resources, office infrastructure,
hardware, software, reserve of financial resources to undertake the planned
operating expenses.
The "Planning" also refers to the plan that must be established for
each project or assignment, for its execution, monitoring and control. That is,
project management.
To do the planning it is necessary to establish a "Work Breakdown
Structure" known by its acronym in English as WBS, which consists of
classifying and ordering the activities and deliverables (products) according
to geographic areas, production units, engineering discipline involved, areas
established by the organization that owns the project, as well as any other
category that is needed for each particular project . This WBS establishes
classifications by levels, for example Level Zero corresponds to the Project Identification.
Level One can refer, for example, to production areas such as: (a) Electricity
Generation; (b) Water Treatment Plant; (c) Process plant X; (d) Auxiliary and
service units; etc etc. Depending on the project, Level Two may refer to the
discipline or specialty to which the activity or deliverable belongs: (a)
Process engineering; (b) Mechanical engineering; (c) Electrical Engineering;
(d) Control Engineering; (e) Civil Engineering; etc etc.
Once the general schedule is set, still in draft, the measurement milestones
are established with which the monitoring and control will be carried out.
These milestones will correspond to agreed percentages of progress, which means
that each milestone will represent a percentage of project execution or completion.
Meeting the milestones are the goals of the project.
The planning must be agreed by all the executing members of the work and of
course, the interested entities, internal and external clients.
Organization ________________
With the term "Organization" we refer to the personnel or human
resources that will constitute the necessary work team in the engineering
executing group, as well as its functions and its hierarchy.
This function includes the recruitment, selection and hiring of professionals
in accordance with the requirements of each project or in accordance with the
perspectives of the need for personnel in the medium and long term.
The work team will include the technical personnel responsible for producing
each deliverable, but also, the necessary administrative management personnel
such as the project or assignment planner, Quality Assurance and Control
personnel, document control personnel. These personnel are normally partially
assigned to the project, not requiring a full assignment. Even the technical
staff can be partially assigned according to the need of each project.
Direction ________________
With the term
"Direction" we refer to the managerial function itself to lead the
work team towards the goals established in the planning.
Within the corporate
level of the organization, this is the executing management level, which is
responsible for ensuring that the project is executed on time with the assigned
resources and within the established quality standards.
This function
requires that it be performed by personnel preferably knowledgeable in the
engineering, preparation, planning and production functions of the deliverable,
as well as its defense before its client and before internal and external
quality audit.
It also obviously
requires possession of leadership and management characteristics to motivate,
support staff and demand quality procedures.
Within this function,
follow-up activities and the preparation of progress reports are established.
Regular follow-up meetings are usually held with team staff, likewise,
follow-up meetings with internal and external customer entities.
The function
includes, as indicated in the next point, the taking of corrective measures in
time to compensate for deviations in the achievement of goals. These corrective
measures, if they require additional resources, must be presented to the other
entities or managements of the organization for their approval.
The function includes
the measurement of established efficiency indicators and comparison with
universal parameters accepted as referential. This leads to the preparation of
the corresponding reports.
It is recommended
that, no matter how small the project, an execution manual be drawn up that
establishes the internal and external communication procedures, the interested
entities, the executing entities, the planning and its milestones, the
evaluation indices and standards as formats to be used. use.
Control
________________
With the term
"Control" we refer to the managerial function to measure, evaluate,
compare and correct deviations, in both, execution times and the quality of
deliverables. For this reason, this function is closely linked to the
participation of the Quality Assurance and Control staff and the Planning
staff.
As described above,
the idea is to take corrective measures in time to compensate for deviations in
the execution of the processes.
The Control includes,
of course, the consumption of resources and their revision
Conclusions and Summary
The engineering
management function is closely linked to the project management function, since
engineering work can be divided into a series of "projects" or
"assignments" to which project management procedures and techniques are
applied in greater or lesser extent.
The engineering
function requires special coordination not only between professional
specialties (disciplines) but also between executing staff and support staff.
Being the deliverables or products of the work (documents and plans) written
material, they constitute the description of the results of calculations,
assumed premises, theories used, standards and codes respected and conclusions
that summarize the best options found for the design of facilities.
The importance of a
library containing the engineering work within an organization is appreciated
when the need arises to create projects for the expansion, modernization,
modification, or transport of existing facilities.
