LAS FUNCIONES DE LA GERENCIA DE INGENIERÍA / THE FUNCTIONS OF THE ENGINEERING MANAGEMENT

 [Spanish]

En este artículo abordamos el término Ingeniería como el trabajo técnico de diseño de instalaciones y sistemas de infraestructura e industrial necesarios para hacer realidad bien sea instalaciones nuevas o ampliación de instalaciones existentes.

La función del trabajo de ingeniería se puede manejar como dentro del ciclo de trabajo gerencial típico:

•      Planeación

•      Organización

•      Dirección (Ejecución)

•      Control

Veamos las características de cada función.

 

Planeación ________________

Si tenemos un equipo de ingeniería que forma parte de una empresa o grupo industrial de producción, tendremos típicamente un grupo de pequeños proyectos o sub-proyectos que acometer en el año y para los cuales se establecen unas metas, bien sea su compleción y cierre o lograr un avance definido para el año o período en cuestión. La organización corporativa establece a un nivel gerencial mucho más alto que el grupo gerencial del grupo ejecutor de ingeniería estos proyectos y sus metas para el período que normalmente es el año en curso.

Si tenemos un equipo de ingeniería que forma parte de una firma consultora, la planeación del trabajo se realiza de acuerdo a los contratos que la firma vaya obteniendo en el período, pero también a los trabajos técnicos que surgen como complemento de la preparación de ofertas que se necesita presentar de acuerdo con las necesidades de los clientes.

Dentro del término “Planeación” incluimos las actividades de definición del cronograma general para acometer la ejecución de los proyectos. Esto es, definir las duraciones de las diferentes actividades de cada proyecto, su precedencia y por ende la duración total de cada proyecto, obra, asignación, etc. Esto permite a la organización establecer un plan de acción a fin de proveer los recursos necesarios para el fin, recursos humanos, infraestructura de oficinas, hardware, software, reserva de recursos financieros para acometer los gastos operativos previstos.

La “Planeación” también se refiere al plan que se debe establecer a cada proyecto o asignación, para su ejecución, seguimiento y control. Esto es, la gerencia de proyecto.

Para hacer la planeación es menester establecer una “Estructura de Partición del Trabajo” conocida por sus siglas en inglés como WBS (Work Breakdown Structure). La cual consiste en clasificar y ordenar las actividades y entregables (productos) de acuerdo a áreas geográficas, unidades de producción, disciplina de ingeniería involucrada, áreas  establecidas por la organización propietaria del proyecto, así como cualquier otra categoría que se necesite para cada proyecto particular. Esta EPT (o WBS) establece las clasificaciones por niveles, así por ejemplo el Nivel Cero corresponde a la Identificación del Proyecto. El Nivel Uno puede referirse por ejemplo a áreas de producción como: (a) Generación Eléctrica; (b) Planta de Tratamiento de aguas; (c) Planta de proceso X; (d) Unidades auxiliares y de servicios; etc., etc. Dependiendo del proyecto, el Nivel Dos puede referirse a la disciplina o especialidad a la que pertenece la actividad o entregable: (a) Ingeniería de procesos; (b) Ingeniería mecánica; (c) Ingeniería Eléctrica; (d) Ingeniería de Control; (e) Ingeniería Civil; etc., etc.

Una vez armado el cronograma general, todavía en borrador, se establecen los hitos de medición con los cuales se hará el seguimiento y control. Estos hitos corresponderán a porcentajes acordados de avance, lo que significa que cada hito representará un porcentaje de ejecución o compleción del proyecto. El cumplimiento de los hitos de avance son las metas del proyecto.

La planeación debe ser acordada por todos los miembros ejecutores del trabajo y por supuesto, los entes interesados, clientes internos y externos.

 

Organización ________________

Con el término de “Organización” nos referimos al personal o recurso humano que constituirá el equipo de trabajo necesario en el grupo ejecutor de la ingeniería, así como sus funciones y su jerarquía.

En esta función se incluye el reclutamiento, selección y contratación de profesionales de acuerdo con los requerimientos de cada proyecto o de acuerdo con las perspectivas de necesidad de personal a mediano y largo plazo.

El equipo de trabajo incluirá el personal técnico responsable de producir cada entregable, pero también, el personal de gestión administrativo necesario como el planificador del proyecto o asignación, personal de Aseguramiento y Control de Calidad, personal de control de documentos. Este personal normalmente está asignado parcialmente al proyecto, no requiriéndose una asignación total. Incluso el personal técnico puede estar asignado parcialmente de acuerdo con la necesidad de cada proyecto.  

Dirección ________________

Con el término de “Dirección” nos referimos a la función gerencial propiamente dicha para conducir al equipo de trabajo hacia las metas establecidas en la planeación.

Dentro del nivel corporativo de la organización este es el nivel de gerencia ejecutora, la cual se encarga de que el proyecto se ejecute en tiempo con los recursos asignados y dentro de los patrones de calidad establecidos.

Esta función requiere que sea desempeñada por personal preferiblemente conocedor de las funciones de ingeniería, preparación, planeación y producción del entregable, así como su defensa ante su cliente y ante auditoría de calidad interna y externa.

Se requiere también obviamente posesión de características de liderazgo y dirección como para motivar, apoyar al personal y exigir los procedimientos de calidad.

Dentro de esta función se establecen las actividades de seguimiento y la preparación de los informes de avance. Normalmente se establecen reuniones periódicas de seguimiento con el personal del equipo. Igualmente, reuniones de seguimiento con los entes clientes internos y externos.

La función incluye, como se indica en el siguiente punto, la toma de medidas correctivas a tiempo para compensar desviaciones en el cumplimiento de las metas. Estas medidas correctivas, si requieren recursos adicionales deben ser planteadas a las otras entidades o gerencias de la organización para aprobación de los mismos.

La función incluye la medición de indicadores de eficiencia establecidos y comparación con parámetros universales y aceptados como referenciales. Esto da pie a la elaboración de los informes correspondientes.

Es recomendable que por más pequeño que sea el proyecto se elabore un manual de ejecución donde se establezcan los procedimientos de comunicación interna y externa, los entes interesados, los entes ejecutores, la planeación y sus hitos, los índices de evaluación y standards como formatos a usar.

 

Control   ________________

Con el término de “Control” nos referimos a la función gerencial para medir, evaluar, comparar y corregir desviaciones tanto en los tiempos de ejecución como en la calidad de los entregables. Por esto, esta función está muy ligada con la participación del personal de Aseguramiento y Control de Calidad y el personal de Planeación.

Como se describió anteriormente, la idea es tomar medidas correctivas a tiempo para compensar las desviaciones en la ejecución de los procesos.

El Control incluye por supuesto, el consumo de recursos y su revisión

 

Conclusiones y Resumen

La función de gerencia de ingeniería está muy ligada a la función de gerencia de proyectos, dado que el trabajo de ingeniería se puede dividir en una serie de “proyectos” o “asignaciones” a los cuales se les aplica en mayor o menor medida los procedimientos y técnicas de la gerencia de proyecto.

La función de ingeniería requiere de coordinación especial no solamente entre las especialidades profesionales (disciplinas) sino también entre el personal ejecutor y el personal de apoyo. Siendo los entregables o productos del trabajo (documentos y planos) material escrito, constituyen la descripción de resultados de cálculos, premisas asumidas, teorías utilizadas, normas y códigos respetados y conclusiones que resumen las mejores opciones encontradas para los diseños de instalaciones.

La importancia de una biblioteca contentiva del trabajo de ingeniería dentro de una organización se aprecia cuando surge la necesidad de crear proyectos de ampliación, modernización, modificación, o mudanza de instalaciones existentes.

 

 

 

[English]

 

THE FUNCTIONS OF THE ENGINEERING MANAGEMENT
In this article we address the term Engineering as the technical work of design of infrastructure and industrial facilities and systems necessary to make a reality either new facilities or expansion of existing facilities.
The engineering work function can be handled as within the typical managerial work cycle:
• Planning
• Organization
• Direction (Execution)
• Control
Let's see the characteristics of each function.

Planning ________________
If we have an engineering team that is part of a company or industrial production group, we will typically have a group of small projects or sub-projects to undertake in the year and for which goals are established, either their completion and closure or achieve defined progress for the year or period in question. The corporate organization establishes at a management level much higher than the management group of the engineering executing group these projects and their goals for the period that is normally the current year.
If we have an engineering team that is part of a consulting firm, the work planning is carried out according to the contracts that the firm obtains in the period, but also to the technical works that arise as a complement to the preparation of offers that it needs to be presented according to the needs of customers.
Within the term “Planning” we include the activities for defining the general schedule to undertake the execution of the projects. That is, define the durations of the different activities of each project, their precedence and therefore the total duration of each project, work, assignment, etc. This allows the organization to establish an action plan in order to provide the necessary resources for the purpose, human resources, office infrastructure, hardware, software, reserve of financial resources to undertake the planned operating expenses.
The "Planning" also refers to the plan that must be established for each project or assignment, for its execution, monitoring and control. That is, project management.
To do the planning it is necessary to establish a "Work Breakdown Structure" known by its acronym in English as WBS, which consists of classifying and ordering the activities and deliverables (products) according to geographic areas, production units, engineering discipline involved, areas established by the organization that owns the project, as well as any other category that is needed for each particular project . This WBS establishes classifications by levels, for example Level Zero corresponds to the Project Identification. Level One can refer, for example, to production areas such as: (a) Electricity Generation; (b) Water Treatment Plant; (c) Process plant X; (d) Auxiliary and service units; etc etc. Depending on the project, Level Two may refer to the discipline or specialty to which the activity or deliverable belongs: (a) Process engineering; (b) Mechanical engineering; (c) Electrical Engineering; (d) Control Engineering; (e) Civil Engineering; etc etc.
Once the general schedule is set, still in draft, the measurement milestones are established with which the monitoring and control will be carried out. These milestones will correspond to agreed percentages of progress, which means that each milestone will represent a percentage of project execution or completion. Meeting the milestones are the goals of the project.
The planning must be agreed by all the executing members of the work and of course, the interested entities, internal and external clients.

Organization ________________
With the term "Organization" we refer to the personnel or human resources that will constitute the necessary work team in the engineering executing group, as well as its functions and its hierarchy.
This function includes the recruitment, selection and hiring of professionals in accordance with the requirements of each project or in accordance with the perspectives of the need for personnel in the medium and long term.
The work team will include the technical personnel responsible for producing each deliverable, but also, the necessary administrative management personnel such as the project or assignment planner, Quality Assurance and Control personnel, document control personnel. These personnel are normally partially assigned to the project, not requiring a full assignment. Even the technical staff can be partially assigned according to the need of each project.

Direction ________________

With the term "Direction" we refer to the managerial function itself to lead the work team towards the goals established in the planning.

Within the corporate level of the organization, this is the executing management level, which is responsible for ensuring that the project is executed on time with the assigned resources and within the established quality standards.

This function requires that it be performed by personnel preferably knowledgeable in the engineering, preparation, planning and production functions of the deliverable, as well as its defense before its client and before internal and external quality audit.

It also obviously requires possession of leadership and management characteristics to motivate, support staff and demand quality procedures.

Within this function, follow-up activities and the preparation of progress reports are established. Regular follow-up meetings are usually held with team staff, likewise, follow-up meetings with internal and external customer entities.

The function includes, as indicated in the next point, the taking of corrective measures in time to compensate for deviations in the achievement of goals. These corrective measures, if they require additional resources, must be presented to the other entities or managements of the organization for their approval.

The function includes the measurement of established efficiency indicators and comparison with universal parameters accepted as referential. This leads to the preparation of the corresponding reports.

It is recommended that, no matter how small the project, an execution manual be drawn up that establishes the internal and external communication procedures, the interested entities, the executing entities, the planning and its milestones, the evaluation indices and standards as formats to be used. use.

 

Control   ________________

With the term "Control" we refer to the managerial function to measure, evaluate, compare and correct deviations, in both, execution times and the quality of deliverables. For this reason, this function is closely linked to the participation of the Quality Assurance and Control staff and the Planning staff.

As described above, the idea is to take corrective measures in time to compensate for deviations in the execution of the processes.

The Control includes, of course, the consumption of resources and their revision

 

Conclusions and Summary

The engineering management function is closely linked to the project management function, since engineering work can be divided into a series of "projects" or "assignments" to which project management procedures and techniques are applied in greater or lesser extent.

The engineering function requires special coordination not only between professional specialties (disciplines) but also between executing staff and support staff. Being the deliverables or products of the work (documents and plans) written material, they constitute the description of the results of calculations, assumed premises, theories used, standards and codes respected and conclusions that summarize the best options found for the design of facilities.

The importance of a library containing the engineering work within an organization is appreciated when the need arises to create projects for the expansion, modernization, modification, or transport of existing facilities.