Gestión de Proyectos
– Parte 3 -
EJECUCIÓN
LAS FASES DE UN PROYECTO
Normalmente se conocen cuatro etapas en la gestión de proyectos, aunque en las nuevas aplicaciones de los institutos que norman y dan las pautas para la gestión de proyectos se mencionan más bien en "Principios" esto no impide recordar las Fases básicas de la gestión y las cuales son:
- Definición
- Planificación
- Ejecución
- Culminación
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EJECUCIÓN
La ejecución del
proyecto empieza por desarrollar el Manual de Ejecución que es el compendio de
procedimientos y convenios para ejecutar las actividades establecidas en el
CRONOGRAMA general y en el cual se contempla la forma de seguimiento y control
de todo el proyecto.
El Plan de Ejecución
debe incluir:
·
El plan de Comunicaciones
·
El plan de Gestión de Riesgos
·
El Plan de Seguimiento y Control
·
Plan de Control de Calidad
El plan de
Comunicaciones incluye la formalidad de las Comunicaciones: Diferentes tipos de
Comunicación escrita, formatos oficiales a usar; Nombres de los integrantes de
la organización del proyecto que serán remitentes y receptores de cada tipo de
comunicación y firmas; Lista de correos electrónicos de los integrantes;
Informes a generar, tipos y frecuencia de los mismos; Formatos para emisión de
entregables y listado de los mismos; Forma de almacenamiento de la
documentación emitida y listado, incluyendo los entregables.
La gestión de
Comunicaciones es VITAL pues el flujo de la información debe garantizarse entre
los diferentes integrantes de la Organización del Proyecto, pero también hacia
y desde la dirección del proyecto y hacia y desde la Organización Promotora o
Dueña del proyecto.
La gestión de Riesgos
debe incluirse en el Plan de Ejecución con el fin de analizar todos los
posibles riesgos que pueden afectar la ejecución, las acciones para eliminar o
minimizar riesgos y este plan de acciones debe estar aprobado por la dirigencia
del proyecto y por supuesto por el (los) Patrocinante(s) del proyecto.
El Plan de Seguimiento
y Control debe contener la forma de medición del progreso (avance) de las
actividades, la forma de reportar el progreso, las causas de retraso y las
acciones a tomar para remediar o compensar retrasos. El plan de seguimiento y
control debe dar también los límites de tolerancia de desviación del avance con
respecto al plan original y en los límites que ameritarán una reprogramación.
El Plan de Control de
Calidad lo realiza la Organización del proyecto definiendo los criterios de
calidad que deben cumplir los ENTREGABLES, los procedimientos que se deben
cumplir en su generación y las formas de muestreo, revisión y chequeo que se
aplicarán en el proyecto.
(Continuará en la Parte 4)
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