Fases de Proyectos - Notas sobre Gestión de Proyectos - Parte 4 - Fase: CULMINACIÓN Y CIERRE

FASES DE PROYECTO

Parte 4
Fase:  Culminación y Cierre

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 FASES DE PROYECTO

Normalmente se conocen cuatro etapas en la gestión de proyectos, aunque en las nuevas aplicaciones de los institutos que norman y dan las pautas para la gestión de proyectos se mencionan más bien en "Principios" esto no impide recordar las Fases básicas de la gestión y las cuales son:

1. Definición
2. Planificación
3. Ejecución
4. Culminación

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CULMINACIÓN Y CIERRE

La ejecución del proyecto debe llevarse hasta culminar todas las actividades, emitir todos LOS ENTREGABLES y cerrarse cuando se cumplen los objetivos y se cumple el ALCANCE. El proyecto debe finalizarse por definición, porque su duración está limitada. Un proyecto se debe hacer a tiempo y dentro del presupuesto establecido.

Tan importante es la característica de finitud en el tiempo que una vez concluidas las actividades y tener el consenso de todos los integrantes e interesados del proyecto, en que se han ejecutado todas las actividades, se procede a firmar el ACTA DE CIERRE, esto es, debe haber una formalidad de dejar por escrito el acuerdo de todas las partes de ambas Organizaciones: la Ejecutora y la Promotora o dueña, en que el Proyecto está ejecutado y terminado.

Se trata la Culminación como una fase porque a veces se necesita ir cerrando “cabos sueltos” o actividades completadas (pero que les faltó algún formalismo, evidencia de alguna entrega o documento que se quedó sin emitir) que necesitan completar su “log” de emisiones. Esto puede tomar algún tiempo adicional y es mejor tratar estas actividades  entonces como pertenecientes a una fase, la cual será la fase final.

La importancia de esta fase se refleja en que normalmente se incluye dentro de los hitos a cumplir dentro de los planes de calidad, por ello es normal que como requisito de calidad se necesite registrar el ACTA DE CIERRE como un documento requerido para completar la documentación del proyecto.

 

Fuente bibliográfica: “Managing Projects large and small. The Fundamental Skills for Delivering on Budget and on Time”. Rober W. Austin. Boston Press (2004). Harvard Business School.